Wymarzona praca a ochrona danych.

Od 25 maja 2018 roku obowiązuje tzw. RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Nowe przepisy mają na celu wzmocnienie praw (uprawień) i wolności osób fizycznych, których dane dotyczą, czyli Ciebie, np. w procesie rekrutacji.

Proces rekrutacji charakteryzuje się dużą dynamiką. Jeszcze kilkanaście lat temu ogłoszenia o pracę były głównie zamieszczane w gazetach. Rozwój Internetu i technologii IT (w tym aplikacji umożliwiających szybkie przesłanie CV, łatwiejszą selekcje kandydatów, itp.) spowodował, iż przesyłanie CV z danymi osobowymi stało się proste.

Czy wiesz komu przesyłasz swój życiorys?

Wielokrotnie zdarzało się, iż publikowane oferty o pracę, były tzw. ofertami ukrytymi. Ogłoszeniodawcy zależało, by pozyskać z rynku jak najwięcej danych osobowych.

Po co? Otóż Twoje dane osobowe są walutą. Zastanów się, co zamieszczasz w swojej aplikacji (CV, liście motywacyjnym, itp.). Zawsze pojawia się w tych dokumentach twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miejsce obecnej pracy, stanowisko, itp. Czasami niektórzy kandydaci do pracy zamieszczają dodatkowe informacje, np. dotyczące stanu zdrowia. Te wszystkie informacje są Twoimi danymi osobowymi, które mogą zostać wykorzystane do innego celu, niż proces rekrutacji, np. do celów marketingowych sprzedaży usług lub produktów.

Zgodnie z RODO na podstawie art. 13 każdy pracodawca (w przypadku rekrutacji jawnej) musi podać następujące informacje:

• Swoją tożsamość i dane kontaktowe, co oznacza, że wiesz do jakiej firmy przesyłasz swoje CV. Czasami zdarzają się tzw. rekrutacje ukryte, prowadzone przez firmy zewnętrzne, np. agencje pracy (szerzej ten temat omówimy w kolejnych artykułach)
• Dane inspektora ochrony danych (IOD), jeśli został wyznaczony. Pamiętaj, że Twój potencjalny pracodawca, nie zawsze musi wyznaczyć IOD’a. Jeżeli jednak w firmie do której ubiegasz się o zatrudnienie jest inspektor ochrony danych, wówczas jest on właściwą osobą z którą możesz się kontaktować w sprawie np. usunięcia swojego życiorysu, czy skorzystania z przysługujących Ci praw. Pamiętaj, że w ogłoszeniu musi się pojawić imię i nazwisko inspektora ochrony danych oraz jego numer telefonu lub adres e-mail. Inspektor nie jest właściwą osobą z którą możesz porozmawiać na temat oferty pracy, tylko na temat Twoich danych osobowych.
• Cel przetwarzania danych osobowych, czyli proces rekrutacji lub na poczet przyszłych rekrutacji, w przypadku gdy pracodawca chciałby w przyszłości przetwarzać Twoje dane osobowe w przyszłych rekrutacjach powinien otrzymać od Ciebie zgodę, którą możesz zawsze wycofać.
• Jeżeli w ogłoszeniu pracodawca powoła się na zapis traktujący o przetwarzaniu Twoich danych osobowych na podstawie swojego uzasadnionego interesu, musi jasno wskazać czego on dotyczy.
• Dodatkowo Twój przyszły pracodawca, już na etapie ogłoszenia musi wskazać podmioty, którym udostępni Twoje dane osobowe, będą do tzw. odbiorcy danych.
• Jeśli zaś Twoje dane mają być przekazane poza europejski obszar gospodarczy lub do organizacji międzynarodowej (czyli do państwa trzeciego), również informacja ta musie zostać podana, wraz z opisem zastosowanych zabezpieczeń.

Dodatkowo w tzw. obowiązku informacyjnym Twój przyszły pracodawca na podstawie ust. 2 art. 13 RODO musi wskazać:

• Okres w jakim będzie przetwarzać Twoje dane osobowe lub kryteria ustalenia tego czasu. To ważna informacja dla Ciebie, bowiem uzyskasz w ten sposób informację, kiedy planowane jest zakończenie postępowania rekrutacyjnego. Pracodawca nie może przetwarzać Twoich danych dłużej niż do zakończenia procesu rekrutacji, chyba że wyrazisz dodatkowo zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, wówczas pracodawca musi wskazać jak długo będzie rozważał Twoją kandydaturę w kolejnych procesach
• Informację o Twoich prawach, z których będziesz mógł/mogła skorzystać - prawa do:

              - sprostowania,

              - usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Twoich danych, lub

              - wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także

              - przenoszenia danych.

              Prawa te szczegółowo omówimy w kolejnych artykułach.

• Jeżeli wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych, tzw. szczególnej kategorii (wskazane w art. 9 RODO), np. dotyczące twojego sanu zdrowia - informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem
• Pełną informację o możliwości wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Stawki 2; gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza RODO, w tym przysługujące Ci prawa, np. gdy pomimo braku zgody na przetwarzanie twoich danych osobowych na poczet przyszłych rekrutacji,  wciąż otrzymujesz  powiadomienia o innych ofertach pracy od tego pracodawcy
• informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych. Od 4 maja  2019 r. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie takich danych jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego wykształcenia. Pamiętaj,  że Pracodawca nie może już żądać podania przez Ciebie imion twoich rodziców. Co istotne, w art. 22¹ § 2 k.p. sprecyzowano, że pracodawca żąda podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Zatem jeśli kandydat ma być zatrudniony na stanowisku niewymagającym określonych kwalifikacji pracodawca nie może żądać ich potwierdzenia.
• informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu – kwestie te zostaną omówione w przyszłości. Zachęcamy do systematycznego odwiedzania Naszego działu dotyczącego RODO

Pamiętaj, jeżeli w ogłoszeniu o pracę twój potencjalny pracodawca nie zamieścił powyższych informacji rażąco naruszył obowiązujące przepisy, zagrożone karą do 20 mln Euro lub 4% jego światowego obrotu za rok poprzedni, w zależności co będzie bardziej dotkliwe. Miej na uwadze, że skoro tych kilka zdań wymaganych przepisami prawa pod groźbą dotkliwej sankcji finansowej nie zostało zamieszczonych w ofercie pracy, pomyśl, co może Cię spotkać po nawiązaniu stosunku pracy.  Pamiętaj dane osobowe są walutą! Chroń je!