Inbox Zero

Zwykły poranek w pracy. Może ukochany przez wszystkich poniedziałek? Siadasz przed komputerem, odpalasz skrzynkę mailową i widzisz TO. Co? Zwykły nawał poczty. Potop maili ( ile masz ich na skrzynce?), odczytujesz najważniejsze, bierzesz się do różnych zadań, ale zaraz, zaraz. Co ja miałem zrobić? Wracasz do skrzynki i brniesz. Jak w śniegu.

Wyobraź sobie tę samą sytuację w świecie offline. Dostajesz listy. Różne. Są tam reklamy pobliskiego supermarketu, propozycja nowego super kredytu, awizo i list od cioci znad morza. Czytasz, przeglądasz... i wrzucasz wszystko z powrotem do skrzynki. Co się stanie? Po tygodniu, gdy będziesz chciał znaleźć bardzo ważne awizo, będziesz musiał grzebać w stosie kopert. Stosie, który powiększa się z każdym dniem. A co się stanie po kilku latach?

Oczywiście, są wyszukiwarki. Masz rację. Zawęzi to pole poszukiwań, ale nie zlikwiduje problemu. Powstał więc nowy, modny trend, który nazywa się Inbox Zero.

Metoda świetna, absolutnie genialna i prosta. Wymaga (jedynie) trochę dyscypliny i zbudowania zdrowego nawyku. Efekt jest tego wart. Kiedy ostatnio wszedłeś na swoją pocztę i zobaczyłeś komunikat "Nie ma żadnych wiadomości w skrzynce odbiorczej."? Nigdy? Czy widziałeś kiedykolwiek, jaką masz tapetę w gmailu? Jest piękna, naprawdę.

Jakie jest podstawowe założenie Inbox Zero?

W twojej skrzynce mailowej znajdują się tylko te wiadomości, które wymagają od Ciebie jakiejś reakcji. Koniec i kropka.

Jak to zrobić?

Krok 1. Wynieś śmieci.

Najtrudniejszy i zajmie najwięcej czasu. Uporządkuj wszystkie wiadomości w skrzynce. Bądź bezwzględny! Wszystkie niepotrzebne wiadomości usuwaj. Jak chwasty w ogrodzie. Te, które mogą się przydać, zarchiwizuj. Oba przyciski są położone blisko siebie i łatwo dostępne, powinno więc pójść szybko. Eliminuj wszystko, aż w skrzynce odbiorczej zostaną Ci jedynie te wiadomości, na które musisz odpisać.

Masz wiele skrzynek? Usuń niepotrzebne, a pozostałe złącz wszystkie w jedną całość.

Krok 2. Zmniejsz liczbę wiadomości.

Po pierwsze, wypisz się ze wszystkich newsletterów, których nie potrzebujesz. Zawsze możesz do nich wrócić, gdy będą Ci naprawdę potrzebne, a ograniczysz ilość zbędnych wiadomości.

Po drugie, nałóż filtry, które automatycznie przydzielą Ci wiadomości do określonych folderów, po ustalonych przez Ciebie słowach kluczowych lub nadawcach. Teraz ulubione newslettery będą lądowały do specjalnego folderu, a maile, które mają w treści "współpraca' do innego.

Po trzecie, używaj folderów. Im więcej szuflad i segregatorów na papiery, tym łatwiej je potem znaleźć, prawda?

Po czwarte, na Facebooku, możesz włączyć opcję dostawania wiadomości dotyczących tylko Twojego konta. Przyda się szczególnie tym, którzy mają bardzo aktywnych znajomych.

Po piąte, etykiety. Są ładne, kolorowe i bardzo pomocne. Zbuduj swoją bazę etykiet ( np. "Odpisz", "Na dziś", "Pilne", "Hasła", "Uczelnia", "Praca") i zarządzaj swoimi wiadomościami.

Krok 3. Mam wiadomość!

Znajdź wolną chwilę każdego dnia, na przegląd Twojej skrzynki. Ale nie rób tego nigdy, gdy się śpieszysz i nie masz czasu. Prawdopodobnie rzucisz tylko okiem na wiadomości i bałagan wróci z powrotem niczym efekt jo-jo.

Dbaj skrupulatnie o każdą nową wiadomość. Newsletter? Przeczytaj lub wyrzuć od razu, jeśli Cię nie interesuje. Wiadomość z pracy? Odpisz i archiwizuj. Archiwizacje możesz zautomatyzować ( każda wiadomość, na którą odpiszesz, automatycznie trafi do archiwum) lub dodawać ręcznie. Pilne zadanie na jutro? Dodaj etykietę. Dzięki takiemu higienicznemu trybowi pracy, już zawsze będziesz wiedział, ile masz rzeczy do zrobienia.

Krok 4. Skorzystaj ze wsparcia.

Jest wiele przydatnych wtyczek i aplikacji, które mogą Ci pomóc sprawnie zarządzać pocztą.

Przykłady?

Mailbox, to aplikacja, która Inbox zero stawia na pierwszym miejscu. Wiadomościami zarządzasz za pomocą gestów! Ruch w prawo - wiadomość zarchiwizowana, w dół - usunięta, a w lewo (tu ciekawostka!) czasowo usunięta z skrzynki odbiorczej ( sam wybierasz, kiedy ma wrócić: jutro, wieczorem, własna data), a wszystko to w estetycznej formie. Jedyną wadą, może być możliwość obsługi jedynie Gmail, ale twórcy zapewniają, że ma się to niedługo zmienić.

Unroll to narzędzie, które znajdzie wszystkie Twoje newslettery. Dzięki temu będziesz wiedział, na co się zapisałeś i łatwo anulujesz subskrypcję za jednym zamachem. Wtyczka cały czas współpracuje z twoją pocztą i dodaje kolejne subskrypcje alfabetycznie do Twojej listy.

Chcesz wysłać wiadomość z opóźnieniem? Wyznaczyć precyzyjną datę lub po prostu wysłać za godzinę? Pomoże Ci wtyczka RightInBox. Przydatna szczególnie wtedy, kiedy nie chcesz, żeby odpowiedzi na Twój e-mail zawracały Ci głowę.