Autor publikacji: Agata K 
Data publikacji: 2015-10-20 Spotkanie projektowe czy organizacyjne to częste wydarzenie w pracy, szczególnie w dużych organizacjach. Dobrze przeprowadzone potrafi pomóc spiąć projekt we właściwy sposób. Jednak często jest to czas źle wykorzystany, w którym przez kiepsko przygotowany plan i prezentację, marnujemy czas wszystkich pracowników. Żeby wybrnąć z tej sytuacji planujemy kolejne spotkanie, które znów marnuje nasz czas. Niestety brak nam edukacji w tym zakresie.
Przedstawiamy więc kilka prostych tricków, jak przeprowadzać produktywne spotkania.
1. Ktoś się spóźnił? Nie czekaj.
Przedłużanie spotkania za każdym razem, kiedy czekamy na spóźnialskich, nie tylko wydłuża czas prezentacji, ale i utrwala w współpracownikach ten irytujący nawyk. Osoba, która przyjdzie w połowie trwającego już spotkania, raczej nie spotka się z życzliwym przyjęciem pozostałych, co tylko usprawni proces eliminacji takiego zachowania. Jeśli spóźnia się wciąż jedna i ta sama osoba, warto indywidualnie zwrócić jej na to uwagę po spotkaniu. Chyba, że tą osobą jest twój szef. Działając w ten sposób, ograniczysz czasochłonne poślizgi.
2. Twórz dobre prezentacje.
O tworzeniu prezentacji pisze się całe książki. Przypomnimy jednak o kluczowych kwestiach, takich jak budowanie tekstu z numeratorami, ograniczona ilość slajdów i odpowiednie zakończenie, które podsumowuje i rozda obowiązki całej grupie. Bardzo częstym problemem osób przygotowujących spotkanie, jest "rozjeżdżanie" się całości, przez gubienie głównego wątku i rozwlekłość. I nie zasypuj pracowników masą slajdów przepełnionych tekstem. Natomiast niekończenie prezentacji mocnym akcentem często kończy się tym, że mimo przeprowadzenia spotkania, współpracownicy nadal nie wiedzą, co mają robić.
3. Dobry początek
Po rozpoczęciu spotkania wymień pokrótce jego cel i zarys projektu. Często się zdarza, że osoby przychodzące na spotkanie, nie wiedzą nawet, czego ono dotyczy. Krótki wstęp pozwoli Ci zlikwidować ten problem, a nie zajmie dużo czasu. Przynajmniej nikt w połowie prezentacji nie zapyta, o czym właściwie mówisz. I będziesz miał pewność, że przeprowadzone spotkanie będzie miało jakąś korzyść, a nie tylko przerwę w pracy kolegów.
4. Rezygnuj z odpowiedzialności zbiorowej.
Nie uda Ci się rozdzielać zadań, jeśli nie będziesz prosił o nie indywidualną osobę. Prawdopodobieństwo, że ktoś wykona zadanie, które zostało przedstawione 30 osobom, a nikomu konkretnemu, jest znikome. Warto więc przydzielać indywidualne zadania. Wtedy każdy wie co ma robić. Tak samo, jeśli potrzebujesz opinii kogoś z zespołu, pytaj konkretną osobę, z imienia i nazwiska. Często pytania rzucone tak na salę, wywołują tylko spojrzenia po sobie, lub w podłogę. W ten sposób marnujemy tylko czas.
