Listy zadań – przyjaciel? A może wróg?

Priorytety, najpierw łatwe potem koniecznie, za dużo zadań jednego dnia, niesprecyzowane cele, lekceważenie zewnętrznego zegara, zadanie jest nieprzyjemne, zadanie jest przytłaczające, ciągle coś cię rozprasza, zadanie jest nie opłacalne.

Tworzenie list zadań to bardzo popularna metoda zarządzania swoim czasem i sprzyjania produktywności. Można na niej zapisać dosłownie wszystko: od obowiązków zawodowych, przez spotkania towarzyskie, aż po szczepienie psa. Stworzona każdego ranka lista wszystkich czynności pomaga nam się zorganizować, nie tracić z oczu celu i jest motywująca –skreślanie z listy kolejnych podpunktów daje nie lada satysfakcję. W zależności od tego w jaki sposób się nią posłużymy, może jednak sprawiać nam trudności  i być wrogiem naszej produktywności. Kiedy tak się dzieje?

Brak priorytetów

Traktowanie zadań jako równych sobie jest jednym z najczęstszych problemów przy tworzeniu takiej listy. Powoduje złudne uczucie, że wszystko idzie dobrze (w końcu skreślamy punkt za punktem), kiedy w rzeczywistości zajmujemy się przyjemnymi, drobnymi zadaniami, ignorując to, co jest naprawdę ważne. Powoduje to w krótkim czasie powrót do dobrze nam znanego stresu, związanego z pracą na ostatnią chwilę i zbliżającym się deadlinem. Dzień zacznij od kilku krótkich, szybkich czynności ( wysłanie e-maila, ostatnie poprawki do projektu, szybki reaserch), a potem zabierz się za najpilniejsze sprawy. Taka metoda pozwoli Ci w dość szybki sposób zebrać trochę motywacji ( minęło półtora godziny, a ty już skreśliłeś kilka rzeczy z listy), a nie umkną Ci rzeczy, które są naprawdę ważne.

Za dużo zadań jednego dnia

Nałożenie sobie wielu zadań każdego dnia może być motywujące –widzimy jak dużo dziś zrobiliśmy i mamy motywację, żeby pracować szybko i wydajnie. Odśnieżanie góry lodowej może jednak przytłaczać, a brak asertywności powodować zawalenie terminów. Częstym błędem jest nie uwzględnianie czasu na przerwy i różne rodzaju wydarzenia, które mogą pracę opóźnić – np. wypadnie spotkanie, nie będzie internetu czy nagły spadek dobrego samopoczucia, które będzie skuteczną przeszkodą w efektywnej pracy.

Niesprecyzowane cele

Zadanie, za zadaniem, a dalej nie wiemy, po co to wszystko? Co mi to daje? Bo przecież nie pracujesz po to, żeby pracować. Każda czynność, której się podejmujemy, musi mieć jakiś cel. Jego osiągnięcie jest motorem wszystkich aktywności w życiu człowieka. Zanim więc podejdziesz do zadań, ustal jaki cel zanim stoi. Może jest to opłacalne? Może zbliży Cię do awansu? Może będzie sukcesem Twojego projektu? A może bardziej prozaicznie: tylko to zadanie i zrobisz sobie przerwę?

Ignorowanie wewnętrznego zegara

Robisz długą listę zadań wiedząc, że będziesz miał czas dopiero popołudniu. Jednak jesteś ranny ptaszkiem i najlepiej pracować Ci rano. Do tego wieczorem zawsze coś Cię rozprasza i ciężko Ci się skupić. Zignorowanie własnych możliwości sprawiają, że zadanie nie tylko będzie bardzo uciążliwe – prawdopodobnie wykonasz dużo mniej, niż zaplanowałeś. Obserwuj swój organizm i staraj się, aby praca nie wychodziła mu naprzeciw.

Zadanie jest nieatrakcyjne

Nie ukrywajmy – nie ważne jak bardzo kochasz swoją pracę, są takie zadania, które budzą twoją niechęć. Jeśli nie możemy w żaden sposób ich się pozbyć, niestety, trzeba je wykonać. Najlepiej dzieląc je na małe zadania i próbując dostrzec w nich jakieś dobre strony. Ważne, żeby nie zostawiać go na sam koniec.

Zadanie jest zbyt duże

Zadania złożone i duże mogą być bardzo uciążliwe. Kiedy w zasadzie nie wiemy od czego zacząć i za co się zabrać, próbujemy robić wszystko, żeby odłożyć go na później. Pomaga podzielenie go na wiele czynności i regularne przerwy – np. przy okazji metody Pomodoro. Podziel projekt na wiele małych zadań, wypisz je wszystkie i zrób pierwszy krok. Reszta pójdzie już z górki.

Rozpraszacze

Nagły telefon, plotki z koleżanką, zadanie od kolegi z działu, facebook. Wszystko to wydaje się jedynie chwilką, ale w rezultacie zabiera nam cenny czas, który nie pozwala nam pracować efektywniej. Efekt? Nadgodziny, zmęczenie, zawalanie deadlinów. Jeśli nie wiesz czy to Twój problem – notuj sobie na kartce godziny rozpoczęcia jakiegoś innego zajęcia i godzinę powrotu do pracy. Zsumuj cały dzień. I co? A pewnie starałeś się, żeby tego było mniej!