Delegowanie zadań w firmie. Jak to zrobić skutecznie?

Delegowanie zadań to podstawowa umiejętność każdego managera, kierownika czy pracodawcy. Wyjątkowo trudna dla perfekcjonistów lub osób z niską pewnością siebie, ale konieczna, żeby realizować założone cele zespołu. Złe podejście może mieć katastrofalne skutki – przeciążenie pracowników lub oduczenie ich pozytywnego myślenia. Na co zwrócić uwagę, żeby robić to dobrze? I z pożytkiem dla wszystkich?

Odpowiednio wcześniej + buforowanie

Cały zespół i każdego pracownika o jego zadaniach informuj z odpowiednim wyprzedzeniem. Powierzanie zadań na ostatnią chwilę nie tylko zmniejsza szanse jego realizacji, ale również rodzi konflikty w zespole. W ustalaniu deadlinów warto również zostawić sobie pewien margines bezpieczeństwa: powiedzieć pracownikowi, że zadanie musi być wykonane do piątku, kiedy w rzeczywistości mamy czas do wtorku. Daje to chwilę czasu na poprawki i ewentualne obsunięcia.

Odpowiednio do zdolności

Rzucanie pracownika na głęboką wodę zazwyczaj nie przynosi dobrych skutków. Zamiast ryzykować dobrze znać możliwości każdego pracownika, aby powierzone zadania motywowały, a nie przygnębiały. Ocena kompetencji poszczególnych członków zespołu to jedno z najważniejszych zadań dobrego managera. Pamiętaj, że zarzucanie pracowników pracą ponad ich możliwości prowadzi jedynie do konfliktów i zaniedbań.

Zaangażowanie pracownika

Delegując zadania staraj się dzielić z pracownikiem swoimi pomysłami, celami i wskazówkami, które przychodzą Ci do głowy. Proś też o feedback z powierzonych zadań i pomysły pracownika – dzięki temu angażujesz go w projekt, pozwalasz się wykazać i pokazujesz, że liczysz się z jego zdaniem. Nie czekaj aż sam wymyślisz rozwiązanie każdego problemu – prowadzi to do tego, że pracownik jedynie bezmyślnie oczekuje na powierzone mu zadania. A to nie tylko nie rozwija jego potencjału, ale i prowadzi do wypalenia zawodowego.

Monitorowanie

Po pierwsze, zawsze znajdź czas, aby upewnić się, czy pracownik dobrze zrozumiał powierzone mu zadanie – warto, żeby powtórzył własnymi zdaniami to, co ma wykonać. Pozwoli to na uniknięcie pomyłek oraz oszczędzi czas na odpisywanie na maile z pytaniami. Po drugie ustal terminy monitorowania postępów, aby pracownik wiedział, kiedy może oczekiwać kontroli i rozłożył swoje zadania w czasie. Nie zapomnij też o pomocy i wsparciu, jeśli pracownik trafi na przeszkodę, którą nie może rozwiązać.

Motywacja

Nie zapomnij podziękować pracownikowi za jego wkład – brak podziękowania i wdzięczności za wykonane zadania sprawia, że pracownicy szybko tracą motywację i czują, że nikt nie dostrzega ich pracy. Oczywiście, wszystko zależy od trudności zadania i nie należy z tym przeszkadzać, ale i nie czcić sukcesu tylko raz w roku.